5 saker att ha i åtanke vid val av läge

Det finns flera saker att ha i åtanke när du ska välja plats att hålla en konferens på för att få ut så mycket som möjligt av konferensen.

  • Anpassa destinationen efter de som kommer

Tänkt på vilken prisklass deltagarna förmodligen kommer vilja ligga på för hotellrum och andra prisfrågor. Är det familjevänligt? Är det inte bara ekonomiskt utan även hälsosamt och ekologiska produkter där destinationen är lagd? Sätt upp en enkät för framtida och existerande deltagare online för att se vad som är viktigast för dem inför en konferens.

  • Budgeten

Lägg en budget för hur mycket alla delar i konferensen kommer att kosta med allt inkluderat och kolla därefter på deltagarnas maxgräns i budgeten för hur mycket de är villiga att spendera på att komma till den eventuella konferensen. Kostnader kommer också variera beroende på vilken destination, vilken stad eller stadsdel som du väljer att lägga konferensen i. Oftast så finns det färdiga paket att välja mellan hos de hotell och mötesplatser som ofta r värdar för konferenser. Då brukar oftast rum, frukost, middag och bar ingå i priset. Förutom kostnaderna på själva konferensen så måste man se till resekostnaderna för att ta sig till och från området. Är det några som bor riktigt långt bort så kanske de måste flygas in? De som bor lite närmre kanske behöver en förhyrd buss som kommer att ta dem till platsen? Det är inte bara själva konferensen som man måste ha i åtanke utan även de kostnader som kommer att bli runt omkring eventet.

  • Hotell och mötesplatser

Innan du börjar planera allt för mycket, se till att det finns tillräckligt många platser på hotell för gästerna att övernatta på om detta behövs. Se även till att det finns utrymme för konferensen att äga rum utan allt för trånga utrymmen att behöva trängas i. Ska ni vara borta en hel helg så kommer alla som besöka konferensen att behöva övernatta. Det är därför viktigt att alltid veta hur många som planerar att delta innan man väljer och bokar ställe. Det kanske finns massor med härliga platser som lockar till att boka, men det skulle ju bli katastrof om du har bokat ett hotell som endast rymmer 30 personer och så visar det sig att ni kommer bli närmare 50. Se därför alltid till att ha en lista över alla som planerar komma och se till att sovplatser är det absolut första du bokar in när du bestämmer destination och område.

  • Det lockande med destinationen

Det är viktigt att kolla upp hur lockande destinationen är. Är det långt att gå om man vill ta sig någonstans? Är området säkert att vara ute i på natten? Finns det många restauranger i närheten? Vad gör destinationen kul och unik att besöka? Hur kommer vädret se ut under besöket? Vad säger andra som hållit konferenser om platsen, var de nöjda eller inte? Denna punkt kan vara svår att få till så att alla blir nöjda då alla gillar olika. Det bästa är att välja en plats som erbjuder lite av allt. Natursköna platser är alltid härliga att besöka men det vore kanske bra om det ligger en stad i närheten som gästerna också kan besöka om de så önskar. I mindre företag är det lättare att välja en plats som passar alla då det oftast är lättare att läsa av och lära känna en mindre grupp människor för att ta reda på vad de skulle uppskatta.

  • Förflyttning mellan områden

Det är viktigt att det är lätt att ta sig till destinationen från andra städer. Tänk på vart deltagarna kommer ifrån. Kör de eller kommer de via tåg eller andra färdmedel? Hur lätt är det att nå den utvalda platsen med hjälp av buss? Behöver de flesta flyga för att nå platsen? Kostnaderna kan stiga om det är svårt att nå platsen och man behöver förlita sig till stor del på taxi och andra dyrare färdmedel. Är det en kortare konferens kan det vara smart att välja en plats som ligger nära de flesta. Då kommer kostnaderna för transporter att bli betydligt mindre. Ska man istället slå på stort och ha en riktigt stor konferens som vara en hel helg kan det vara uppskattat att välja en rolig plats att besöka, även om platsen ligger en längre resväg bort.

Ha dessa ting i åtanke vid planeringen och upplevelserna kommer bli betydligt trevligare.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *