Få ut det mesta från en konferens

Konferenser kan vara krävande och kännas överväldigande och det är inte alltid lätt att veta var ditt fokus ska ligga under konferensen. Ska man lyssna på alla talare? Vad gör man om man hatar att småprata med andra människor du aldrig förr har träffat?

Konferenser är något som de flesta inom något yrke behöver uppleva åtminstone några gånger under sitt arbetsliv. Det är ett faktum som inte går att ändra på. Att inte gå på en konferens skadar dig också genom att du missar chansen att skapa nätverk och kontakter utanför din egen arbetsplats.

Börja med att försöka hålla motivationen uppe för nätverkandet under konferensen. Lista ut vilka du vill möta och knyta kontakt med av de som kommer att närvara vid konferensen. Försök om du kan, presentera dig innan konferensen genom att skicka mejl till den person du vill möta.

Var också strategisk med din tid, vet vad du vill åstadkomma under konferensen och skapa en lista på vilka talare du helst av allt vill höra på. Prioritera de mest intressanta av dem.

Lyssna och hör på vad dina kollegor och andra inom samma bransch som du säger på möten och middagar. Ställ noga uttänkta frågor och var inte rädd för att lyssna på vad de talar om innan du själv börjar tala. Var inte heller rädd för att återknyta och stärka kontakten med redan existerande kontakter inom ditt nätverk. Det kan vara bra att förnya bekantskapen och utbyta nyheter och information mellan kollegor inom samma bransch.

Om du självmant vet att du kommer slita ut dig genom att närvara vid varje möte, middag och lunch, välj bort något och ta en timme för dig själv där du i lugn och ro kan återhämta dig och därefter återigen presentera dig från din bästa sida för framtida och existerande kontakter.

Att välja rätt plats för din konferens

Det finns flera saker att ha i åtanke när plats för konferens ska utses. Dessa punkter är viktiga att komma ihåg då de kan vara avgörande för hur många som kan och vill komma till konferensen. Här följer en lista på sådana ting som bör tas i åtanke för att utföra dessa möten.
De 7 viktigaste sakerna att ha i åtanke

Plats och lättillgänglighet

Det är alltid viktig att tänka på vart man lägger konferensen då det kan vara avgörande för hur det tas emot, likaså med hur lättillgängligt det är. Ingen vill behöva gå tre mil för att ta sig till en konferens oavsett hur vacker platsen är. Det är därför alltid viktigt att se till så att själva boendet (om det är aktuellt) ligger i närheten av konferensområdet. Är det bara en endagskonferens så kan det vara smart att förhandsboka en privat buss för alla gäster om platsen inte ligger centralt.

Utrymme

Ta reda på hur stort mötesrum som behövs inför konferensen och anpassa efter det. Ingen vill sitta trångt och inklämt, men det ser heller inget vidare ut om lokalen är alldeles för stor så att de flesta platser ekar tomt under de olika mötena.

Mötesplatsens layout?

Ingen vill gå vilse på en konferens. Se till att byggnaden inte är allt för förvirrande med en klar planyta att röra sig över.

Teknik som fungerar

Se till att tekniken fungerar innan konferensens början. Det gör alla på bättre humör om de slipper vänta på att utrustningen ska fixas eller behöver lagas eller till och med bytas ut. Se även till attdet finns någon antälld på platsen som kan hjälpa till att fixa med teknik och elektronik om det skulle krisa.

Flexibilitet av mötesrum

Går rummet att dela upp i mindre möten under konferensen gång?

Design och inredning

Förmodligen innehåller konferensen flera överlappande generationer och stil och smak varierar. Men vi vill alla ha en ren och ljus miljö att mötas i. Tänk dock att det inte får bli för sterilt, då kan gästerna istället få en sjukhuskänsla.

Mat

Alla kan vara överens om att mat är en viktig del i vardagen. Idag vill många gärna få lite lyxigare mat när de åker bort, i stället för vardagsmaten. Samtidigt är det allt viktigare och vanligare att vi idag vill ha mat som är både lyxig och hälsosam för oss att äta.

Alla dessa sju saker är viktiga att ha i åtanke vid planering och utförande av en konferens, för att få så många möjliga deltagare så nöjda som möjligt och förhoppningsvis även återkommande deltagare i konferenserna.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *