Lär dig hur du sköter en suverän konferens – del 2

Kom ihåg detta 2

  • Detaljer

Kom ihåg att vara noga med alla detaljer. Skriv ner allting, gör listor och skapa filer där all information finns att få. Allt från kostnader till tider till vilka som kommer att delta.

  • Sätt ett datum för sista avbokningstillfället

Det är viktigt att ha ett datum där deltagarna vet att fram tills dess kan du avboka och också få pengarna tillbaka. Har du inte möjlighet att ge pengar tillbaka erbjud dem då att sälja vidare biljetten till någon annan som kanske är intresserad. Pengarna för biljetter har en tendens att försvinna relativt snabbt.

  • Använd ditt nätverk

De som håller i konferenser och andra typer av möten har ofta flera kontakter. Har du kontakter som du kan använda, använd dem. Tveka inte att använda dem. Be dem ge er PR på sina egna webbplatser, fråga om de har en avdelning för sponsring, fråga om de har egen erfarenhet av att hålla i event. Be om hjälp och försök hålla de redan knutna kontakterna vid liv.

  • Hyr tekniksupport

Det kan vara till stor hjälp att anlita ett företag som sköter allt teknik på konferensen; ljuset, ljudet och det visuella. Kostnaderna må öka, men att ha teknik som fungerar hela dagen och även support om något strular till det är mer värdefullt att ha.

  • Tryckning

Tryckning av föremål för konferensen kan ta olika tid. Ta reda på hur lång tid skyltar, broschyrer, pins och så vidare tar att trycka upp. Ta kontakt och tala med tryckeriet och ordna det så att det inte kommer några överraskningar i sista minuten som inte tagits i åtanke. Se till att du hinner trycka upp allt inom en utsatt tidsram.

  • Volontär

Använd dig av en erfaren volontär som varit med i liknande situationer tidigare som kan vara till hjälp vid själva konferensen.

  • Förlust

Var beredd på att du kan gå med förlust. Ha det i åtanke när du planerar.

  • Förbered

Förbered så mycket som möjligt för att förhindra så mycket som möjligt som kan tänkas gå fel.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *