Lär dig hur du sköter en suverän konferens

Att sköta en konferens är inte alltid helt rätt, speciellt inte om det är många som kommer att delta. Därför har vi tagit fram denna guide till dig som vi har delat in i två delar som handlar om du på bästa sätt kan förbereda dig inför en konferens.

Kom Ihåg detta

  • Skapa ett tema

Det är viktigt att ha ett tema som drar ihop alla trådar i konferensen och gör den sammanhållen. Det här temat kan också fungera som din egen drivkraft för att lyckas och orka utföra det hela. Temat måste självklart passa den typ av konferens du vill ha och vilken typ av budskap du vill sprida vidare.

  • Skaffa partners

Att utföra en konferens är uttröttande och bördan kan lättas någorlunda bra om du skaffar en eller flera samarbetspartners att utföra konferensen med. Det behöver vara någon du vet att du kan lita på och som även är insatt i ämnet eller de ämnen konferensen kommer att beröra.

  • Talare

Försök komma på vilka du vill ska tala på konferensen tidigt och boka in dem så tidigt som möjligt, allt för att verkligen få dem att komma till din konferens. De bra talarna ryker rätt snabbt i förväg och det är därför bra att ha i åtanke vilken talare du vill ha, långt innan konferensen ska hållas för att inte gå miste om dem.

  • Kostnaden för talare

Något som dock är viktigt när det kommer till talare redan i början är om du kan betala dem. Även om du första gången håller i en konferens kanske du inte kan betala dina talare då du vill hålla priset för biljetterna till konferensen nere för att locka så många intresserade som möjligt. Det är viktigt att bestämma och veta sådant i förväg.

Välj en plats som är bekväm och trevlig att besöka och hålla till på. Välj någonstans där platserna är bekväma då besökarna kommer att sitta en längre stund för att lyssna till dina talare.

  • Att äta

Tänk på vad du vill ge gästerna att äta, catering är alltid ett bra alternativ. Att ge deltagarna mat gör dem också mer nöjda och mer troligt att de kan bli återkommande besökare om de vet att maten är bra, vilket skapar en större nöjdhet överlag hos gästerna och deltagarna i konferensen.

Lär dig hur du sköter en suverän konferens – del 2

  • Detaljer

Kom ihåg att vara noga med alla detaljer. Skriv ner allting, gör listor och skapa filer där all information finns att få. Allt från kostnader till tider till vilka som kommer att delta.

  • Sätt ett datum för sista avbokningstillfället

Det är viktigt att ha ett datum där deltagarna vet att fram tills dess kan du avboka och också få pengarna tillbaka. Har du inte möjlighet att ge pengar tillbaka erbjud dem då att sälja vidare biljetten till någon annan som kanske är intresserad. Pengarna för biljetter har en tendens att försvinna relativt snabbt.

  • Använd ditt nätverk

De som håller i konferenser och andra typer av möten har ofta flera kontakter. Har du kontakter som du kan använda, använd dem. Tveka inte att använda dem. Be dem ge er PR på sina egna webbplatser, fråga om de har en avdelning för sponsring, fråga om de har egen erfarenhet av att hålla i event. Be om hjälp och försök hålla de redan knutna kontakterna vid liv.

  • Hyr tekniksupport

Det kan vara till stor hjälp att anlita ett företag som sköter allt teknik på konferensen; ljuset, ljudet och det visuella. Kostnaderna må öka, men att ha teknik som fungerar hela dagen och även support om något strular till det är mer värdefullt att ha.

  • Tryckning

Tryckning av föremål för konferensen kan ta olika tid. Ta reda på hur lång tid skyltar, broschyrer, pins och så vidare tar att trycka upp. Ta kontakt och tala med tryckeriet och ordna det så att det inte kommer några överraskningar i sista minuten som inte tagits i åtanke. Se till att du hinner trycka upp allt inom en utsatt tidsram.

  • Volontär

Använd dig av en erfaren volontär som varit med i liknande situationer tidigare som kan vara till hjälp vid själva konferensen.

  • Förlust

Var beredd på att du kan gå med förlust. Ha det i åtanke när du planerar.

  • Förbered

Förbered så mycket som möjligt för att förhindra så mycket som möjligt som kan tänkas gå fel.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *